FAQ sulla Posta Elettronica Certificata delle imprese
1) Chi è obbligato ad iscrivere la PEC al Registro Imprese?
Tutte le imprese (società ed imprese individuali) ed i curatori fallimentari e commissari giudiziali.
Sono esclusi i consorzi (Circolare MISE n. 3645/c del 3.11.2011) e i soggetti iscritti solo al REA (associazioni, fondazioni, ecc.).
Per le società estere sussiste l'obbligo solo per le sedi secondarie iscritte ai sensi dell'art. 2508 cc. (sono escluse quindi le unità locali).
Per le imprese sottoposte a procedura concorsuale, secondo il parere del MISE n. 223761 del 24.11.2011:
1. le società in fallimento non rientrano tra i soggetti obbligati a comunicare la PEC, rimane tuttavia la facoltà del curatore di effettuare la comunicazione;
2. le società in concordato preventivo nella fase che precede l'omologa o per quelli non liquidatori o "in prosecuzione del'attività" sono obbligate alla comunicazione cui dovranno adempiere gli amministratori;
3. le società in concordato liquidatorio nella fase di post-omologa sono obbligate alla comunicazione cui dovrà adempiere il liquidatore.
2) Entro quale data si deve comunicare la PEC al Registro Imprese?
Tutte le imprese che si iscrivono comunicano la PEC contestualmente all'iscrizione.
Le imprese individuali già iscritte alla data del 20/10/2012 devono comunicare il proprio indirizzo PEC entro il 30/06/2013.
I curatori fallimentari devono comunicare la PEC entro 10 giorni dalla propria nomina.
3) Ci sono sanzioni economiche in caso di ritardata o omessa comunicazione della PEC?
a) Per le imprese costituite in forma societaria:
Nel caso fossero presentate pratiche per altri adempimenti, il Registro delle imprese sospende la domanda per tre mesi in attesa che essa sia integrata con l'indirizzo PEC valido ed attivo. Decorso inutilmente il termine assegnato, se l’impresa non ha ancora comunicato la propria PEC, la domanda viene respinta (art. 37 della legge 4 aprile 2012, n. 35, di conversione del D.L. 9 febbraio 2012, n. 5, c.d. decreto semplificazione e sviluppo, in vigore dal 7 aprile 2012, aggiungendo all’art. 16 del D.L. 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, il comma 6-bis. Parere Consiglio di Stato n. 1714/2013 del 10 aprile 2013 espresso dalla sez. II).
b) Per le imprese individuali:
- Nel caso fossero presentate pratiche per altri adempimenti, il Registro delle imprese sospende la pratica, in attesa che essa sia integrata con l'indirizzo PEC valido ed attivo. Decorso inutilmente il termine assegnato, se l'impresa non ha ancora comunicato la propria PEC, la pratica viene respinta.
4) E' possibile verificare se una impresa abbia già depositato l'indirizzo PEC?
Sì. E' possibile verificare la presenza dell'indirizzo PEC all’indirizzo nella pagina informativa del sito Infocamere www.registroimprese.it
Si inseriscono la denominazione dell'impresa e la provincia della sede legale.
Dalla lista visualizzata si clicca sulla denominazione di interesse per aprire la Scheda dettaglio impresa:
- L'impresa ha già comunicato il proprio indirizzo PEC se nella scheda è visualizzato il campo "Indirizzo posta elettronica certificata" (visibile inserendo il codice antispam).
- L'impresa NON ha comunicato l'indirizzo PEC se tale campo non viene visualizzato.
La ricerca potrebbe non dare risultati per le società in liquidazione o in fallimento.
5) Si deve comunicare al Registro Imprese il rinnovo della PEC?
No, se la PEC rimane invariata.
6) Si deve comunicare al Registro Imprese le variazioni della PEC?
Sì, è necessario che l’indirizzo che compare in visura e nei certificati sia sempre valido e attivo. La comunicazione è gratuita e va effettuata per via telematica con le stesse modalità previste per la prima comunicazione.
7) Ci sono costi per l'iscrizione della PEC?
Per tutte le imprese l'iscrizione (ed eventuale variazione) della sola PEC al Registro Imprese è gratuita: non è previsto alcun onere per diritti e bolli.
Per i curatori fallimentari invece sono previsti € 10 di diritti (bollo esente).
Qualora si richieda l'iscrizione della PEC insieme ad altri adempimenti si pagano i diritti e i bolli previsti per le altre dichiarazioni al Registro Imprese.
8) Come si comunica la PEC al Registro Imprese?
L'indirizzo PEC:
- va comunicato esclusivamente per via telematica al Registro Imprese dove l'impresa ha sede legale;
- deve essere già attivato nel momento della comunicazione al Registro Imprese.
- Procedura per le imprese
Per comunicare il proprio indirizzo PEC ogni impresa, sia individuale che societaria, può utilizzare una delle seguenti modalità:
- Starweb, ossia l’applicazione web che consente di compilare e spedire per via telematica pratiche di Comunicazione Unica;
- Procedura semplificata on-line disponibile nel sito http://www.registroimprese.it. Si accede al servizio selezionando nel box “Pratica Semplice” la funzione Iscrizione PEC, per poi cliccare nella nuova pagina su uno dei due pulsanti “Impresa Individuale” o “Società”. Tale procedura può essere utilizzata solo dal titolare dell’impresa individuale o dal legale rappresentante della società, e non sono richieste né registrazione né autenticazione, ma condizione indispensabile è che tali soggetti abbiano già attivato una casella PEC per la propria impresa presso uno dei Gestori autorizzati e che siano in possesso di un proprio dispositivo di firma digitale.
- Procedura per i curatori fallimentari
Modalità di deposito della comunicazione con Starweb:
il curatore deve risultare già iscritto in visura:
- Selezionare l’opzione “Comunicazione Unica Impresa” - “Variazione” (menù a sinistra)
- Dopo aver indicato la Camera di Commercio destinataria ed i riferimenti dell’impresa su cui si vuole depositare la comunicazione, selezionare l’opzione "Dati Persone” _ “Variazione Domicilio Persona Fisica/Giuridica“ e cliccare su “Continua”
- Indicare il numero di persone fisiche da variare (1) e cliccare su “Variazione domicilio”
- Cliccare su “Lista persone”, selezionare dall’elenco la persona di cui si vogliono variare i dati ed indicare, nel riquadro del domicilio, la data di variazione (data nomina) e l’indirizzo di posta elettronica certificata da iscrivere, inserendoli negli appositi campi
- Nel riquadro delle Note deve inoltre essere indicato “Comunicazione della PEC da parte del curatore fallimentare, ai sensi dell’art. art. 1, comma 19 della legge n. 228/2012 – La notifica della nomina alla carica di curatore è avvenuta in data ….”
- Cliccare su “Salva e chiudi” e successivamente su “Avanti”
- Inserire i dati del dichiarante, il domicilio elettronico ed il modo bollo (esente) ed infine cliccare su “Salva Totale”.
Modalità di deposito della comunicazione con Fedraplus:
mod. S3, P dove indicare la PEC del curatore; NOTE dove indicare "la notifica della nomina alla carica di curatore è avvenuta in data....")
9) E' possibile comunicare al Registro Imprese un indirizzo PEC assegnato da un gestore ma non ancora attivato?
No. L’indirizzo PEC assegnato non esiste se non viene attivato dal punto di vista tecnico-informatico.
10) La Camera di Commercio rilascia caselle PEC?
No. La PEC deve essere acquistata, anche online, dai gestori abilitati.
11) La PEC riportata nel “frontespizio” della pratica Comunicazione Unica viene automaticamente inserita in visura?
No. Per inserire la PEC della società in visura è necessario predisporre l'apposita procedura riportata nella faq. 8) e comunque deve essere indicata in distinta nell'apposito campo del riquadro anagrafico relativo alla sede dell'impresa.
12) La PEC che l'impresa vuole comunicare può appartenere o essere associata ad altri soggetti?
NO.
Al riguardo il Ministero dello Sviluppo economico con nota n. 53687 del 2.4.2013 ha chiarito che è "necessario che l’indirizzo PEC dell’impresa sia ricondotto esclusivamente ed unicamente all’imprenditore stesso, senza possibilità di domiciliazione presso soggetti terzi".
Pertanto l'impresa deve comunicare una propria PEC e non utilizzare quella di altri soggetti.
13) Se l'impresa dispone di più unità locali o sedi secondarie in varie province si deve dotare e deve comunicare più indirizzi PEC?
No. La società deve comunicare un solo indirizzo PEC presso il Registro Imprese della sede legale, a prescindere dalle sedi secondarie e unità locali di cui dispone.
14) Se l’impresa dispone di più indirizzi PEC (ad es. per uffici, dipartimenti, unità locali ecc.) può chiedere la loro iscrizione al Registro Imprese?
No. L’impresa deve comunicare un solo indirizzo PEC, che rappresenta l’equivalente “elettronico” dell’indirizzo “fisico” della sede legale.
15) Posso comunicare al Registro Imprese una casella PEC con dominio @postacertificata.gov.it?
No, non è utilizzabile dalle imprese. Si tratta della Pec del cittadino rilasciata gratuitamente dal Governo. Può essere usata solo dai cittadini per interloquire con la Pubblica Amministrazione a determinate caselle PEC appositamente predisposte per la ricezione.
16) Posso comunicare la PEC al Registro Imprese con il semplice invio di un messaggio di posta elettronica ?
No, è necessario predisporre un'apposta pratica telematica utilizzando la firma digitale (vedi faq.8). Per ottenere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata consultare l' Elenco pubblico gestori Posta Elettronica Certificata.
17) Quanto può essere lungo un indirizzo PEC?
Le specifiche ministeriali prevedono un campo massimo di 40 caratteri prima del simbolo @ ed un campo massimo di 40 caratteri dopo. Indirizzi più lunghi non possono essere iscritti e ne sarà disposto il rifiuto.